Système d'information de gestion des ressources humaines

Un Système d'information de gestion des ressources humaines, Human Resource Information Systems, HR Technology ou encore HR modules), est une interface entre la gestion des ressources humaines et les technologies de l'information et de la communication.


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Un Système d'information de gestion des ressources humaines (en : Human Resource Management Systems (HRMS, EHRMS) , Human Resource Information Systems (HRIS) , HR Technology ou encore HR modules), est une interface entre la gestion des ressources humaines (GRH) et les technologies de l'information et de la communication (TIC). Il combine la GRH, et surtout ses activités basiques et administratives (payroll, gestion administrative), avec les moyens mis à disposition par les TIC. Sont surtout concernées les activités de planning et de traitement de données le plus souvent conçues pour être intégrée dans un progiciel de gestion intégré (en : Enterprise Resource Planning ou ERP). Les dispositifs ERP sont des programmes informatiques intégrant les informations issues de différentes origines dans une entreprise en des modules intégrés dans une seule application et une base de données unique. La qualité de la liaison entre les modules financiers et de ressources humaines est spécifiquement importante pour les entreprises, compte tenu de le poids financier le plus souvent particulièrement important des ressources humaines.

Les TIC proposent aussi d'importants développements pour la GRH autres que pour la gestion interne et intégrée à la gestion financière d'une entreprise, telles les applications développées en intra- ou extranet concernant le recrutement et la formation en ligne (e-learning en anglais). Elles permettent aussi une externalisation simplifiée des tâches susceptibles d'être informatisées, et des relations électroniques directes avec les administrations (E-Gouvernement).

Mise en œuvre des Dispositifs d'information de GRH dans une organisation

Dans la totalité, la fonction «ressources humaines» comprend toujours une part importante de tâches administratives et répétitives dans la majorité des organisations. La majorité de celles-ci ont, à un niveau plus ou moindre, intégré les opérations d'établissement et de paiement des rémunérations, le temps de présence des travailleurs, des évaluations ou encore du recrutement et des évolutions de carrière.

Une gestion efficace du «capital humain» est devenue une opération indispensable et complexe pour les professionnels des ressources humaines. Leur fonction consiste en premier à collecter des données pour chaque travailleur, concernant son histoire et caractéristiques personnelles, ses compétences et capacités, jusqu'à des données plus accessibles telles ses rémunérations et ses prestations effectuées pour l'entreprise. La quantification de ces données et la systématisation de leur traitement complexe a permis leur prise en charge par des dispositifs automatisés au fur-et-à-mesure de la progression technologique, en réduisant d'autant les opérations de saisies dans des dispositifs multiples, coûteuses et sources d'erreurs.

Ceux-ci ont conduit à la mise en place des systèmes d'information appliqués à la gestion des ressources humaines, et occasionnellementà l'externalisation de ces activités. La maîtrise de ces outils est désormais beaucoup déléguée aux spécialistes TIC internes ou externes à l'organisation. Avant la naissance de l'architecture «client-serveur» qui s'est développée fin des années 1980, les applications informatiques dédiées aux ressources humaines accédaient directement aux ordinateurs mainframes et leur capacité de traitement rapide. Du fait du coût et de la spécialisation / personnalisation de ces applications, leur acquisition était limitée à des organisations d'une certaine taille, capable de mobiliser les ressources informatiques internes ou externes suffisantes. Avec l'arrivée des applications sous architecture client-serveur, les dispositifs d'information de GRH permirent pour la première fois aux responsables RH de retrouver une maîtrise des opérations de gestion administrative, les professionnels TIC étant cantonnés aux aspects purement techniques. Ces dispositifs d'information de GRH sous architecture client-serveur sont fabriqués autour de quatre domaines RH spécifiques :

  1. gestion de la paie
  2. gestion des prestations de travail
  3. gestion des prestations sociales
  4. gestion des ressources humaines elles-mêmes (carrières, compétences, recrutement…)

1. Le module de paie automatise la gestion de la paie en rassemblant les données mise à disposition pour le travailleur concernant ses prestations et leur nature, y applique les déductions, prélève la cotisation sociale et génère périodiquement un compte individuel et une proposition d'ordre de versement de la rémunération. Il permet aussi de générer des données et statistiques pour la totalité du personnel concernant ces données. Les données des prestations peuvent être générées automatiquement (pointeuses) ou via un encodage. Les informations peuvent d'autre part être envoyées vers un module financier.

2. Le module de gestion des prestations de travail permet d'intégrer les TIC et des méthodes rationnelles pour la gestion des prestations de travail. Les modules les plus avancés intègrent les politiques de flexibilité pour l'analyse des données, et des analyses et des propositions de planning dans la répartition du travail. Cette partie de l'application est à mettre en étroit parallèle avec des éléments de gestion financière et de production.

3. Le module de gestion des prestations sociales permet aux professionnels RH de gérer au mieux les prestations sociales obligatoires ou non, tels l'assurance maladie, l'assurance accidents de travail, les assurances-pension complémentaires.

4. Le module de gestion des ressources humaines concerne les autres aspects des RH, comprenant moins de contraintes légales mais plus sujet à une politique de gestion. La gestion de la carrière du travailleur, de son recrutement jusqu'à la pension, y est surtout développée. Sont ici gérées les données personnelles (âge, adresse, famille…), les compétences et diplômes, les formations suivies, les niveaux de salaire et la fonction, l'enregistrement des données du curriculum vitæ.

Le dispositif d'information de GRH permet d'intégrer ces quatre segments de la GRH en créant des liaisons fonctionnelles entre ces activités au sein du logiciel.

L'internet est parfois utilisé comme moyen de communication et d'envoi de fichiers, et les dispositifs d'information de GRH permettent de convertir ces données vers une interface de type navigateur Internet utilisée par l'ERP. Ce type d'interface avec le dispositif permet une portabilité et un moindre coût pour l'accès aux dispositifs de gestion, augmentant ainsi l'efficience de la GRH. Les travailleurs ou les responsables de services peuvent aussi avoir un accès partiel au dispositif, qui leur permet par exemple d'entrer eux-mêmes les données le concernant, tel une demande de congé.

Ces tâches coûteuses en temps et en argent, telles la gestion administrative du personnel ou le remboursement de déplacements, le changement des données personnelles, l'inscription à une formation à un plan de pension peuvent par conséquent être effectuées par la personne qui est directement à l'origine de l'action à réaliser. Ces dispositifs libèrent ainsi le personnel de RH de tâches fastidieuses et répétitives, leur servant à se concentrer sur des problèmes plus décisionnels, stratégiques ou politiques et économiques

Acteurs sur le marché des Dispositifs d'information en GRH

Les principales entreprises proposant des ERP pour la gestion des ressources humaines sont : ADP, Cegid RH, Adequasys, SAP HR, SIGMA-RH, Oracle, HR Access, Meta4, Lawson, CEGEDIM SRH, SAGE, Cezanne Sofware, TalentSoft, Technomedia, TEHMS, Jobpartners, SAGES Software, EXTALYS, ARAGON-ERH, JBS Advanced Systems (CockpitRH)

De particulièrement nombreuses autres entreprises proposent des programmes pour des applications spécifiques telles que la gestion des présences des travailleurs, peut-être directement liée au dispositif de payroll.

Il existe aussi des sociétés de conseil qui participent à la conception et la mise en œuvre des SIRH.

Des acteurs en conseil en SIRH accompagnent les entreprises dans leurs projets SIRH, lancement d'appel d'offre, conception, audit, pilotage de projet mais également formation métier. D'autres acteurs se spécialisent dans des sous-ensembles des SIRH comme par exemple la gestion des recrutements. La tendance depuis 2003 est de se concentrer vers des solutions en mode ASP (application service providing), certaines entreprises proposent un service en ligne d'évaluation des formations ou de gestion du recrutement. On parle alors de Software as a service.

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